요즘 컴퓨터와 인터넷을 떠나서 업무를 할 수 있는 사람은 거의 없을 것입니다. 그리고 언제부터인가 우리는 각종 모바일 기기를 통하여 수많은 자료와 정보를 보관하거나 활용하면서 살아가고 있습니다.
그러다보니 정보를 체계적으로 관리하는 기술이 필요해지고 있습니다. 어떻게 자신이 원하는 자료를 손쉽게 찾아보고 그 자료들을 활용하여 새로운 일을 할 수 있을까에 대한 고민을 많이 하게 됩니다.
개인적으로 저를 기준으로 생각해 보면, 아웃룩을 사용하여 이메일과 일정을 관리하고, MSN과 네이트온을 통하여 거래처와 내부직원들과 의사소통을 합니다. 그리고 휴대폰에 저장된 전화번호, PDA에 저장된 전화번호와 각종 메모들, 그리고 노트북과 데스크탑을 동시에 사용합니다.
그리고 외부에 나갔다가 괜찬은 자료가 있을 경우에는 구글 메모를 이용하여 저장해 두기도 합니다.
넘쳐나는 정보 속에서 자신에게 필요한 정보가 무엇인지 가려내고 그것을 적절하게 사용하는 기술이 반드시 필요한 시대가 된 것입니다.
과거에는 파일링을 이용하여 정리하던 것이 이제는 전자문서로 관리를 해야 하는 시대가 된 것입니다. 물론 아직은 시기상조인 측면도 있습니다. 하지만 정리하는 방법은 하나의 습관이라고 할 수 있기 때문에 미리 준비를 해야만 한다는 것이 저의 개인적인 생각입니다.
오랫동안 어떻게하면 각종 자료들을 효율적으로 정리할 수 있을까를 많이 고민했습니다. 가끔은 술자리에서 후배들이랑 이러한 저의 생각을 많이 이야기하기도 했습니다.
아직은 어떻게 해야 하는지에 대해서 명확한 답을 가지지는 못했습니다. 그래서 수시로 제가 생각하는 방법들을 하나씩 정리를 해 보고자 합니다.
어떤 제목으로 이러한 글들을 쓸까를 고민하다...
디지털 정리기술이라는 이름을 붙이기로 했습니다.
앞으로 디지털 정리기술이라는 이름으로 다양한 프로그램과 방법론을 소개해 볼까합니다. 이런 글들이 모여서 하나의 체계를 몇년내에 이루지 않을까하는 생각을 해 봅니다.
매일같이 쏟아지는 이메일 속에서 그냥 삭제하기에는 그렇고, 그렇다고 아웃룩에 그대로 두기에도 그런 이메일의 내용 중에서 나에게 필요할 것 같은 자료들을 블로그에 등록합니다. 그리고 태그를 이용해서 나름대로 분류를 하고 필요할 때 블로그에 접속해서 검색을 해 봅니다.
제가 블로그에 올리는 기사들의 대부분은 이런 종류의 기사들이기 때문에 다른 분들에게는 도움이 될지는 잘 모르겠습니다. 하지만 제가 하는 업무와는 관련성이 있는 기사들입니다.
아침에 업무를 시작하기 전에 아웃룩으로 이메일을 확인하고, 업무에 필요한 이메일만 확인하고 출장을 가거나 미팅을 합니다. 그리고 저녁에 퇴근 시간쯤에 이메일중에서 필요한 자료들을 정리해서 블로그에 등록해 두거나, 원노트(OneNote)로 자료를 넘겨두는 일을 끝으로 하루의 업무를 마감합니다.
원노트로 보낸 자료들은 시간이 여유로운 주말에 전체적으로 살펴보면서 삭제할 내용은 삭제하고, 추가적으로 필요한 자료들을 더 수집해서 정리하는 작업을 마무리하면 별도 폴더에 보관해 두거나 많은 분들과 공유하고 싶은 자료들은 블로그에 별도로 등록을 합니다.